En este documento, se recogen las instrucciones para solicitar al CSIC el pago de los gastos derivados de viajes (congresos, escuelas de verano, etc.). Todos los documentos de los que se hablará a lo largo de esta guía se pueden encontrar en el siguiente link https://www.iff.csic.es/institute/forms/. Los documentos más importantes son los anexos 14A, 14B y el vale de gasto. En dicho enlace hay también valiosa información sobre todo el proceso de tramitación de viajes con el CSIC.
Trámites previos al viaje
Para minimizar la carga de trabajo de gerencia, vamos a realizar todos los trámites relativos a las inscripción y al aexo 14A, y sólo cuanto tengamos ambos documentos rellenados y firmados, los enviaremos a gerencia.
Gastos de inscripción, vale de gasto
En el caso en que el congreso/escuela/etc. requiera un gasto de inscripción, deberá solicitarse una factura a los organizadores a nombre del instituto y rellenarse un vale de gasto (documento accesible en el link). En el vale de gasto debe incluirse la referencia (o el número de cuenta interna) del proyecto que financie la inscripción, además de una memoria justificativa del gasto.
En lo que respecta a la factura, debe incluir la siguiente información:
Instituto de Física Fundamental
Consejo Superior de Investigaciones Científicas
NIF Q2818002D
Calle de Serrano 113 bis. 28006 Madrid
Es posible que el congreso no acepte pagos mediante transferencia (especialmente común en EEUU), en dicho caso será el investigador el que tenga que adelantar el dinero, pero siempre presentando factura y justificante de que no había otra forma de realizar el pago.
Otra posible excepción es que en la factura de los organizadores se incluyan conceptos diferentes a los de inscripción, como por ejemplo comidas, si esto es así habrá que solicitar que se eliminen, pues el vale de gasto es sólo para la inscripción.
Hecho todo esto habrá que firmar el vale de gasto tanto por el investigador como por el I.P. del proyecto.
Anexo 14A
El investigador/a debe rellenar el formulario/anexo 14A donde se recoge la información sobre los gastos a cubrir (transporte, alojamiento, tasas de inscripción…). Incluso en el supuesto de que no haya gastos que cubrir, por ejemplo que la institución receptora financie todo el viaje, el anexo 14 A ha de ser rellenado, marcando la casilla “Comisión sin efectos económicos”.
- Para poder cubrir los gastos de transporte, se viajará el día de antes del congreso y se regresará el día después del congreso.
- Al personal investigador le corresponde el grupo de dieta 2. Los gastos asociados a las dietas los estima Gerencia y los abona directamente (~37 € en España para el grupo 2), no es necesario guardar tickets ni facturas a este respecto.
- En el apartado de datos personales, deben indicarse el cuerpo/categoría profesional, tipo de personal y puesto de trabajo. Si el investigador/a no sabe qué debe escribir en estos apartados, puede consultarlo en la Intranet, en el apartado INFORMACIÓN PERSONAL —> DATOS PERSONALES (a excepción del Nivel, que puede dejarse en blanco en el anexo).
- El alojamiento se puede solicitar a través de la agencia o de manera independiente (siempre respetando el dinero por noche establecido por cada país). No se pagará AIRBNB, ni otro alojamiento particular o de alquiler.
- El anexo 14A deberá ir acompañado de las firmas del investigador/a solicitante y del I.P. del proyecto que se haga cargo de los gastos.
Una vez tengamos tanto el vale de gasto relativo a la inscripción como el anexo 14A debidamente cumplimentados y firmados, remitimos ambos documentos juntos a gerencia. Esto debe hacerse con al menos 15 días de antelación al viaje. Llegados a este punto, recibiremos en el plazo de aproximadamente un día el anexo 14A firmado por el director del instituto, y con este documento ya podremos dirigirnos a la agencia de viajes para concertar el transporte y el alojamiento. RECORDATORIO: El anexo 14A ha de incluir en total 3 firmas, investigador/a que viaja, I.P. del proyecto y director del instituto.
Transporte y Alojamiento, agenica de viajes
El investigador/a debe solicitar los billetes a través de la web GLOBALIA (para darse de alta, hay que registrarse en https://age.halconviajes.com/). Los gastos de manutención deberán ser adelantados por el investigador/a. En caso de que el alojamiento se solicite por cuenta propia también deberá ser adelantado por la persona, no así si se solicita a través de Globalia.
Trámites posteriores al viaje
A la vuelta del viaje, deberá entregarse en Gerencia el original de los siguientes documentos:
Transporte
- Si el viaje se realiza en avión, las tarjetas de embarque originales de ida y vuelta y la factura de GLOBALIA (si la agencia nos envía directamente los billetes).
- Si el viaje se realiza en tren o autobús, la factura de GLOBALIA y los billetes originales.
- Si el viaje se realiza en coche, no es necesario entregar factura de gasolina (el coste se paga a 0,19€/km, con la distancia oficial publicada), pero sí el permiso de circulación. Si no es el propietario del vehículo, deberá entregarse la autorización manuscrita y una copia del DNI. Si hubiese peajes, también deben entregarse los correspondientes tickets.
- Si se han realizado desplazamientos internos, como taxis para la salida y llegada del aeropuerto, también deberán entregarse los tickets correspondientes (no se pagarán servicios de Uber/Cabify/BlaBlaCar o coches de alquiler, a no ser que no exista otro medio de transporte alternativo). No se cubre gastos de transporte dentro de la ciudad de destino durante los días del evento.
Alojamiento
- Factura de GLOBALIA del alojamiento. El importe se calcula en Gerencia, nunca puede ser el importe de la noche superior a los indicados en la normas (la compañía Globalia tiene constancia de dichos importes). Si el investigador/a que viaja quiere pasarse de los límite establecidos, la diferencia lo deberá de abonar dicha persona.
- Factura original del hotel y/o certificado de estancia del alojamiento
Otros
- Certificado de participación en el evento motivo del viaje (congreso, escuela, etc.)
- En caso de tratarse de una estancia de investigación, certificado de dicha estancia.
Una vez entregada toda la documentación, Gerencia revisa los gastos y comprueba que está todo correcto. Por último, se firma el Anexo 14B.
Casos excepcionales
En la normativa de viajes se recogen dos clases de casos excepcionales que requieren de la siguiente documentación:
- En caso de requerir un anticipo para el viaje, esto puede realizarse rellenando el anexo 14C. Una condición necesaria para este trámite es que el anticipo no supere el 80% del coste estimado del viaje (desplazamiento+alojamiento+manutención), y siempre que la tesorería real del instituto lo permita.
- En determinadas épocas y países, el importe del alojamiento es superior al establecido para el grupo 2. En este caso, para cubrir este exceso de gasto debe rellenarse con al menos 3 semanas de antelación el anexo 15C, acompañado por una memoria justificativa de la necesidad de dicho aumento de importe. Este documento deberá ser firmado por la Secretaría General de Asuntos Económicos.
Annex: Per-diem figures
The PDF below contains the official figures for travel expenses as it applies to members of our group. As an example, for United States, group 2 has 143.04€ / day for accommodation, 69.72€ / day for food and other expenses and you may be reimbursed up to 212.76€ / day.